Vijf bestuursleden en elf managers
Het besturen van een vereniging is geen sinecure. Zeker niet in de huidige wereld waarin verenigingen worden uitgedaagd of zelfs verplicht om - ook maatschappelijke - zaken op te pakken. Met de meest optimale organisatiestructuur laat je je vereniging zo goed mogelijk draaien. Het in Alphen aan den Rijn gevestigde Tempo heeft de laatste jaren een wijziging van de organisatiestructuur ingezet. Voorzitter Albert-Jan Vonk en secretaris Daan van Egmond geven tekst en uitleg.
De keuze om een nieuwe organisatiestructuur weg te gaan zetten was tweeledig, zo begint voorzitter Vonk. “In de zoektocht naar nieuwe bestuursleden merkten we dat veel mensen aarzelden om ja te zeggen, omdat er aan de term bestuurslid toch veel gewicht hangt. Daarnaast hadden de zittende bestuursleden de behoefte om meer te gaan besturen op hoofdlijnen.” Ook bij het organiseren van verschillende activiteiten in Alphen aan den Rijn constateerde Vonk dat organiseren steeds meer flexibiliteit vraagt. Met in het achterhoofd het gedachtegoed van Simon Sinek (Why-How-What) werd besloten om bij Tempo een koerswijziging in te zetten.
Nieuwe structuur
Een vijfkoppig bestuur met daaronder een managementlaag van elf managers, dat is de bovenlaag van de nieuwe organisatiestructuur. Secretaris Van Egmond: “Het bestuur en de managementlaag vormen de romp van je vereniging en met name de managers hebben in de nieuwe opzet veel verantwoordelijkheid gekregen. Het werken in de nieuwe structuur is uitdagender en op deze manier kunnen vrijwilligers zelf meer het verschil maken.” Om draagvlak voor het plan te krijgen is er veel gesproken met de leden. Formeel werden leden geïnformeerd tijdens de jaarvergadering, maar ook informeel is er contact gezocht tijdens trainingsavonden en op zaterdag langs de lijn. Via presentaties is er geanticipeerd op mogelijke weerstand en is er aan de plannen geschaafd op basis van feedback. “De Tempoleden kregen daardoor gevoel bij de plannen en zagen het als een kansrijke ontwikkeling”, aldus van Egmond.
Managersdag
Het bestuur organiseert jaarlijks een managersdag en dan wordt nog eens doorgenomen wat het doel achter de nieuwe structuur is. “Even opfrissen”, zo stelt Van Egmond. Alle managers stellen een plan van aanpak op van maximaal één A-4tje. Die input wordt verwerkt naar het Jaarplan. Gedurende het seizoen worden plannen geëvalueerd en indien nodig bijgestuurd.
Bestuursleden hebben een aantal managers onder zich en tussen bestuurslid en manager is regelmatig contact. Het bestuur vergadert nog altijd één keer in de maand, maar de vergadertijd is teruggebracht naar maximaal twee uur en vaak is het maar anderhalf uur. Vergaderingen en overleggen zijn beduidend efficiënter door de kortere lijntjes.
Vonk en Van Egmond merken dat men soms nog moet wennen aan de nieuwe werkwijze. Niet alleen de leden, maar ook de bestuursleden zelf. “De neiging om als bestuurslid zelf even iets op te lossen of op te pakken ligt op de loer. Dit is eigenlijk een teken dat de zaken niet zo lopen als afgesproken en dus is een gesprek met de manager nodig”, zo legt Vonk uit. Deze gesprekken gaat het bestuur van Tempo niet uit de weg. Vonk: “De insteek is altijd om samen te kijken hoe het anders kan en hoe men elkaar kan helpen om ervoor te zorgen dat het een volgende keer goed loopt.”
'De neiging om als bestuurslid zelf even iets op te pakken ligt op de loer'
‘Structuur maakt het leuker’
Op de vraag of het nu leuker is om bij Tempo vrijwilliger te zijn moet Vonk wat langer nadenken. “Het antwoord is ja en nee. Het leven van de gemiddelde vrijwilliger is er niet gemakkelijk op geworden. Dat zit ‘m niet in de zwaarte van de functie, maar de toon vanuit bijvoorbeeld ouders is scherper geworden en daar kunnen vrijwilligers last van hebben. De structuur met meer betrokkenheid maakt het wel leuker. Tempo heeft de ambitie om haar vrijwilligers beter te maken, dus we helpen ze ook.”
Borging van de nieuwe structuur heeft veel aandacht. Allereerst past Tempo het Huishoudelijk Reglement aan, zodat de afspraken gedocumenteerd zijn. Het bestuur beseft zich dat borging ook zit in een cultuurverandering en dat vergt tijd. Van Egmond: “Het advies aan verenigingen die ook een verandertraject willen ingaan is om hier zeker drie tot vijf jaar voor uit te trekken. Geef niet op als het na een paar maanden dreigt te mislukken. Breng vooraf in kaart wat jouw vereniging nodig heeft en pas daar je structuur op aan.” In de toekomst wil Tempo elke manager met een eigen budget laten werken. Ook is de vereniging druk met het uitschrijven van de vele vrijwilligersfuncties, die de Hoofdklasser telt. Ondertussen draait Tempo op volle toeren door en heeft momenteel de verbouwing van het clubhuis de grootste prioriteit.
Tempo is een middelgrote korfbalvereniging met 513 leden. Het heeft 33 teams in de competitie spelen, met een grote jeugdafdeling en drie G-korfbalteams. Het vlaggenschip komt zowel op het veld als in de zaal uit in de Hoofdklasse.
Meer weten?
Meer informatie over de organisatie-opbouw en de aanpak of wil je graag in gesprek met het bestuur van Tempo (zie hieronder)? Neem dan contact op met Marsha Riga (verenigingsadviseur) via marsha.riga@knkv.nl
