Jan Willem Bestuurt
'De secretaris als spin in het verenigingsweb'
Jan Willem Briedé heeft veel ervaring als verenigingsbestuurder in de korfbalwereld. In de serie 'Jan Willem Bestuurt' deelt hij zijn inzichten over de verschillende aspecten van het verenigingsbestuur. Met de artikelen in deze serie hoopt hij verenigingen bestuurlijk vooruit te helpen met handige tips en praktische aanknopingspunten. In deze eerste aflevering gaat hij in op de rol van de secretaris, 'de spin in het verenigingsweb'.
Foto: Gertrude de Vries
De taak van de secretaris
De verenigingsadviseurs en de leden van de werkgroepen Vereniging Centraal in de verschillende clusters spreken jaarlijks veel clubbestuurders. Bij een individueel bezoek aan een vereniging gaat het dan ook vaak over het functioneren van het bestuur. De verschillende bestuursrollen komen hierbij aan de orde, maar ook de wijze waarop er vergaderd wordt. Daar valt vaak nog een slag in te maken.
Daarbij is een belangrijke rol voor de secretaris weggelegd, weten veel verenigingen. Immers, de eerste taak die iemand met die bestuursfunctie vaak toebedeeld krijgt, is het zorg dragen voor de verslaglegging van de vergaderingen. Dat is terug te vinden in elke secretaris-profielschets. Maar wees eerlijk: wie leest die verslagen eigenlijk? Het antwoord is waarschijnlijk: heel weinig mensen. Natuurlijk, ze zijn van belang voor de geschiedschrijving van de vereniging, maar is dit nu echt de belangrijkste klus van de secretaris? Bovendien: de actielijst die uit de vergadering volgt, wordt vaak pas in de volgende vergadering opgevolgd. Het kan een handige reminder zijn, maar als er veel tijd tussen zit, verdwijnt de efficiëntie.
Mijn vraag is dan ook: hebben we met de hoofdkwaliteit 'verslaglegging' eigenlijk wel het beste profiel voor een secretaris te pakken? Ik pleit ervoor om de secretaris behoorlijk op te waarderen. Want misschien heeft die wel belangrijkste interne functie binnen de vereniging! De secretaris kan namelijk zomaar de spin worden in je interne verenigingsweb.
Actief, communicatief en kennis van de vereniging
Wat past dan wel bij het profiel van de verenigingssecretaris? Ik zie de secretaris als een hoogst actieve schakel, met een zeer communicatief profiel en bovengemiddeld veel kennis van de leden en hun kwaliteiten binnen de vereniging.
Binnen het bestuur en tijdens de bestuursvergadering gaat het om sterk en duidelijk agendabeheer. Wat moet er besproken worden? Is alle informatie voor het betreffende agendapunt voorhanden? Wie moet hiervoor benaderd worden? Is die informatie duidelijk?
Als de informatie vergaard is, gaat het nog een stap verder. Wat is het doel van het agendapunt: meningsvorming of besluitvorming? En indien dat laatste het geval is, waarover moet exact besloten worden? Als dat vooraf op orde is, kan er efficiënt worden vergaderd. En ja, ook het verslag moet natuurlijk worden gemaakt, maar dat is vanuit deze structuur snel gereed.
De volgende stap
Na de vergadering liggen er opnieuw acties: de secretaris verzendt het verslag zo snel mogelijk na de vergadering naar de deelnemers, met daarbij de vraag in een kort tijdsbestel op- of aanmerkingen door te sturen. Komen die er? Dan worden ze verwerkt door de secretaris. Zijn er geen aanpassingen nodig? Dan is het verslag definitief vastgesteld en is dat onderwerp op de volgende vergadering een hamerstuk.
Zoals al benadrukt, is de rol van secretaris een actieve. Dat vraagt opvolging van de actielijst tussen de vergaderingen door. Aan de andere bestuursleden mag regelmatig de vraag worden gesteld of zij hun taken in de actielijst al hebben uitgevoerd. Zo ja, dan kunnen die van de actielijst af voor de volgende vergadering. Eventueel blijft het punt staan met korte informatie die nog gedeeld moet worden, maar de geactualiseerde lijst (die met de agenda mee komt) neemt in deze vorm veel minder tijd in beslag. Zo ontstaat meer tijd om over de belangrijke onderwerpen te praten. Of korter te vergaderen!
De secretaris als verbinder
Binnen de vereniging is dat communicatieve profiel, in combinatie met kennis over leden, ook nodig om interne zaken soepeler te laten verlopen. De secretaris kan daarbij optreden als verbinder.
Tegenwoordig gaat er heel veel informatie van externe partijen (zoals het KNKV) direct naar de betrokken leden, maar in veel gevallen ziet de secretaris de informatie ook. Die is vervolgens de aanwezen persoon om mensen binnen de vereniging snel met elkaar te verbinden of te tippen over specifieke kwaliteiten van leden en/of ouders die op dat moment nodig of handig zijn. Dat moet met een proactieve houding, waarbij de secretaris als een soort makelaar in kennisdragers acteert. Zodra de tip is gegeven of de link is gelegd, is het werk klaar. Inhoudelijk hoeft er dus niets te gebeuren, het gaat om verbinden!
Een cruciale rol
De secretaris in de rol zoals hierboven beschreven, is cruciaal voor het functioneren van een vereniging. Niet alleen bij grote verenigingen, maar ook bij kleinere, waar (commissie)leden vaak alles weten over hun eigen aandachtsveld, maar daarbuiten weinig zicht hebben op de rest. De secretaris kan helpen om het reilen en zeilen van je verenigingen (nog) soepeler te laten verlopen.
Zoekt jouw vereniging een nieuwe secretaris? Voor het gemak vind je in het kader hieronder een korte taakomschrijving van de secretaris als spin in het web.
Taakomschrijving van de secretaris
- Je verbindt zoveel mogelijk (bestuurs)leden en/of belanghebbenden met elkaar om zo efficiënt mogelijk de gewenste resultaten voor de vereniging te realiseren; je kent dus veel mensen en hun kwaliteiten.
- Je zorgt voor de agendering en voorbereiding van vergaderingen: je beoordeelt samen met de voorzitter welke stukken nodig zijn en welke aanwezigen vereist zijn voor de inhoudelijke afstemming.
- Je verzamelt vergaderstukken, beoordeelt deze op geschiktheid/kwaliteit, signaleert problemen en lost deze op.
- Je verzorgt de snelle verslaglegging van de vergaderingen plus de benodigde acties.
- Je zorgt voor de afwikkeling/voortgang van in de vergaderingen afgesproken zaken; spreekt daar je mede bestuursleden of andere betrokkenen regelmatig op aan.
- Je communiceert alle mogelijke relevante informatie vanuit de verschillende besprekingen/platforms naar de leden en belanghebbenden.
Foto: Helly Bonet