Aan de slag met de organisatie van korfbalevenementen: ‘Goed voor de uitstraling van je vereniging’
Jaarlijks worden er vele korfbalevenementen georganiseerd, door het KNKV, maar ook door verenigingen. Kleine evenementen, zoals het jaarlijkse clubkamp of de seizoensafsluiting, maar ook grote evenementen, zoals RTC-toernooien of finaledagen. Bij het organiseren van evenementen komt veel kijken. Als KNKV bieden we daar graag handvaten bij en hebben we een handboekje ontwikkeld. Daarnaast zien we dat verenigingen veel van elkaar kunnen leren. Daarom deelt KV Viking uit Wijk bij Duurstede, al een aantal jaren verantwoordelijk voor de organisatie van het eindtoernooi voor C-jeugd, in dit artikel haar ervaringen.
Foto: KV Viking
Bij KV Viking vond dit seizoen voor de 5e keer een eindtoernooi plaats: “Een paar jaar geleden stond er een team van ons op een eindtoernooi. Dat was zo’n speciale dag. Daarvan werden wij enthousiast om zelf ook een keer zoiets te organiseren”, vertelt Caroline Vroege van KV Viking. “We hebben er ook een goede accommodatie voor, dus we dachten: waarom niet?”
Viking meldde zich bij het KNKV en kreeg een eindtoernooi toegewezen. “De organisatie heeft best wat voeten in de aarde. Er zijn veel vrijwilligers nodig, ik denk wel zo’n 40 à 50. Bijvoorbeeld voor het opbouwen en opruimen, maar ook voor in de kantine, bij het parkeren en voor de communicatie. Zeker de eerste keer was het echt even zoeken. De jaren daarna werd het wel makkelijker, toen hadden we een draaiboek”, vertelt Caroline.
Aandachtspunten
Aandachtspunten bij de organisatie zijn er genoeg, weet Caroline. “Wij zagen al snel hoe belangrijk het is om genoeg vrijwilligers achter de bar te hebben. Tussen de wedstrijden door hebben mensen weinig tijd en lange rijen zijn niet goed voor de stemming”, vertelt ze. “Ook communicatie is belangrijk. Wij gaven ons evenement een gezicht door consistentie in de vormgeving van onze communicatie. Daardoor ben je herkenbaar.”
Daarnaast noemt Caroline de samenwerking met andere partijen als een belangrijk punt: “De gemeente bijvoorbeeld, en buurtverenigingen. Het is goed om op tijd met hen af te stemmen dat er een groot evenement plaatsvindt, dan kunnen zij er rekening mee houden. Wij hebben ervaren dat de bezoekersaantallen behoorlijk kunnen oplopen, dan is het bijvoorbeeld goed dat de omgeving op de hoogte is van de extra verkeersstromen”, legt ze uit. “Vanuit de gemeente hebben wij bovendien enthousiasme ervaren om te helpen met de promotie. De afgelopen jaren kwam de burgemeester of wethouder bijvoorbeeld langs om te openen, dat gaf het evenement nog nét dat beetje extra aanzien.”
Wat levert het op?
Wat levert het de eigen vereniging op om zo’n evenement te organiseren? “Natuurlijk kun je met de kantine-inkomsten de clubkas wel wat spekken, al houd je er ook geen bakken met geld aan over”, zegt Caroline eerlijk. “Wel is het goed voor de uitstraling van de vereniging. De gemeente vindt het bijvoorbeeld leuk om te zien dat je als club actief bent en evenementen organiseert. Daarnaast merken we in de periode eromheen altijd veel betrokkenheid en beleving vanuit de vereniging en dat is ook een mooie bijvangst. Leden vinden het ontzettend leuk om deel uit te maken van een evenement dat zo veel positiviteit met zich meebrengt.”
“Je moet evenementen vooral organiseren omdat je het leuk vindt”, stelt Caroline, waarna ze afsluit met een laatste tip: “En voor je iets organiseert is het altijd goed om eens te gaan kijken hoe een ander het doet. Dan krijg je niet alleen een betere indruk van het evenement, je voelt ook direct de positieve energie die het met zich meebrengt. Dat motiveert om zelf met de organisatie aan de slag te gaan!”
Foto: KV Viking
Aan de slag!
Vanuit het KNKV zetten we met onze evenementen in op het versterken van de korfbalgemeenschap door sportplezier, persoonlijke groei en maatschappelijke impact te bevorderen. Het vergroten van de beleving en betrokkenheid rondom evenementen als de Korfbal Challenge, het NK Zaalkorfbal en de Korfbal Leaguefinale zijn hier onderdeel van. Op basis van de KNKV-visie op evenementen, hebben we een handboek gemaakt voor verenigingen, die concrete tips bevat om als vereniging een succesvol evenement neer te zetten. Klik hiernaast op het handboek om een kijkje te nemen!
