RHEKO KLAAR VOOR DE TOEKOMST
CKC Rheko uit het Gelderse Rheden had twee jaar geleden een incompleet bestuur en een laag aantal vrijwilligers. Te veel taken lagen op te weinig schouders of bleven liggen en de vereniging was kwetsbaar. Inmiddels heeft Rheko weer een compleet bestuur, inclusief een bestuurslid vrijwilligerszaken en ligt het plan ‘Rheko klaar voor de toekomst’ klaar.
Na de algemene vergadering in september 2019 bundelden een aantal spelers uit Rheko 4 en de nog steeds zeer actieve en betrokken ereleden Henk Welmers en Tjalling de Boer hun krachten. Samen gingen ze op zoek naar bestuursleden door leden, oud-leden en ouders van jeugdleden persoonlijk te benaderen.
Met als resultaat één bestuurslid (Bart Libochant) en enkele personen voor andere taken. Ze benaderden Wilma van Wijk voor de rol van voorzitter, die hiervoor bedankte, maar wel als adviseur van het bestuur wilde optreden. Van Wijk is in het dagelijks leven werkzaam als adviseur in de gezondheidszorg en partner van een Rheko-lid. Omdat zij niet direct betrokken was bij Rheko kon zij op afstand met een helikopterview naar de vereniging als organisatie kijken.
Wilma van Wijk
'Er ontstond een positieve sfeer waarbij meer mensen de schouders eronder wilden zetten'
Verandertraject
In het voorjaar van 2020 startte Rheko met een verandertraject. Na het bespreken van het probleem met verenigingsadviseur Rick Memelink (KNKV) en de komst van verenigingscoach Albert Oortgiesen begon het bestuur met het maken van een overzicht van alle werkzaamheden, commissies en werkgroepen. Daaruit bleek de kwetsbaarheid van Rheko: te veel taken werden door te weinig leden uitgevoerd.
Na het maken van de analyse en een plan van aanpak werden de leden en ouders van leden begin juli 2020 geïnformeerd over en betrokken bij dit organisatietraject. Dit zorgde er voor dat direct een aantal leden en ouders van jeugdleden naar voren stapten om iets te doen. “Door uit te dragen dat Rheko een korfbalvereniging is waarbij we er zijn voor de leden maar de vereniging ook door de leden gedragen wordt, ontstond een positieve sfeer waarbij meer mensen de schouders eronder wilden zetten”, aldus Van Wijk.
Minder commissies
De structuur van de vereniging werd onder de loep genomen en er werd inzichtelijk gemaakt welke verantwoordlijkheden bij welk bestuurslid behoren, al dan niet met dwarsverbanden naar commissies en werkgroepen. Daarbij is het aantal commissies ook drastisch verminderd. “Veel vrijwilligers willen wel taken uitvoeren maar zien commissiewerk en veel vergaderen niet zitten. In februari 2021 hadden we weer een voltallig bestuur inclusief een bestuurslid vrijwilligerszaken."
Dit bestuurslid, Willem Kruithof, heeft daarbij de belangrijke taak om oog te hebben voor de in-, door- en uitstroom van vrijwilligers. De begeleiding van de vrijwilliger moet gericht zijn op het welzijn van de vrijwilliger: waardering, erkenning, rechtvaardigheid, zekerheid, veiligheid, identiteit en status zijn daarbij belangrijke kernwaarden.
Bij het benaderen van nieuwe vrijwilligers vindt Rheko het belangrijk te weten wat de vrijwilliger zoekt. Kruithof: “What’s in it voor me? Leden persoonlijk benaderen en over de invulling van taken en activiteiten in gesprek gaan, maakt het mogelijk dat vrijwilligers tot hun recht komen en hun eigen doelen kunnen nastreven. Tegelijkertijd worden de doelstellingen van de organisatie gerealiseerd. Ook de verdeling van werkzaamheden over meerdere, verschillende personen is essentieel om de motivatie van de vrijwilligers te stimuleren. Het helpt ze de vereniging en andere leden beter te leren kennen en te verleiden tot andere taken.”
Personeelsbeleid
Waar de beperkingen vanwege Covid-19 in eerste instantie ruimte en tijd boden om met dit verandertraject aan de gang te gaan, wordt nu wel de persoonlijke ontmoeting ‘met een kop koffie’ gemist. Toch is het Rheko gelukt het vrijwilligersbeleid in de steigers te krijgen. Dat geeft inzicht in wat de vereniging en vrijwilligers voor elkaar kunnen betekenen. “In principe is dit een personeelsbeleid voor vrijwilligers: hoe regelen we zaken, welke afspraken maken we en welke voorwaarden zijn er voor de vrijwilliger”, aldus Kruithof.
Met een compleet bestuur, een aantal nieuwe vrijwilligers en een breed gedragen vrijwilligersbeleid is Rheko klaar voor de toekomst.
