Hockeyclub Cartouche verdrievoudigt haar vrijwilligersaantal dankzij een gedreven vrijwilligerscommissie
Voor lange tijd zat hockeyclub Cartouche vast in een vicieuze cirkel. Een oplopend vrijwilligerstekort zorgde ervoor dat steeds meer werk op steeds minder schouders rustte. Ruim tien jaar geleden besloot de Voorburgse vereniging dat het zo niet langer kon. Om de neerwaartse spiraal te stoppen, werd een vrijwilligerscommissie in het leven geroepen, die (ouders van) leden moest gaan motiveren iets terug te doen voor de vereniging. Het werd een doorslaand succes. In tien jaar tijd verdrievoudigde Cartouche haar vrijwilligersaantal tot inmiddels 1150 vrijwilligers.
Vicieuze cirkel
“We bevonden ons in een situatie waarin een kleine groep alle klusjes deed”, vertelt Jan-Willem de Koning, aanjager van de vrijwilligerscommissie bij hockeyclub Cartouche. “En daardoor kregen we er ook moeilijk nieuwe vrijwilligers bij, omdat mensen als de dood waren dat zij ook zoveel werk moesten gaan opknappen. We zaten dus in een vicieuze cirkel, waarin het vrijwilligerstekort bleef oplopen. Medio 2010 heeft het bestuur daarom gezegd dat er vrijwilligersbeleid moest komen om de tendens te keren. Niet lang daarna is de vrijwilligerscommissie in het leven geroepen.”
Vrijwilligersadministratie
“Deze vrijwilligerscommissie kreeg een aantal taken”, vervolgt De Koning. “Allereerst is er de harde administratieve kant. We zijn alle mogelijke vrijwilligerstaken gaan opschrijven, van een commissielid-functie tot een bar- of schoonmaakdienst. Het rijden van je kind naar wedstrijden hoort daar overigens niet bij. Dat zien we niet als vrijwilligerswerk, maar als oudertaak. Daarnaast zijn we in kaart gaan brengen welke mogelijke vrijwilligers – leden en ouders van leden – er zijn en wat zij op dat moment al deden. Vervolgens zijn we iedereen die nog niks deed gaan benaderen en indelen. We hebben gewoon gezegd: het is ons opgevallen dat je nog niks doet voor de club. We vinden dat dat wel kan en hebben je ingedeeld bij deze taak. Op die manier is het balletje gaan rollen.”
Protocol
Toen we de administratie op orde hadden, zijn we ook een protocol met onze uitgangspunten gaan schrijven. Daar staat onder andere in dat elk spelend gezin zich minimaal twintig uur per jaar inzet voor Cartouche.
Dit registreren wij als commissie in LISA, ons ledeninformatiesysteem. Op die manier houden we goed bij of ieder lid het minimaal aantal vrijwilligersuren maakt. En mocht dat onverhoopt niet lukken, sporen we ze aan om dat alsnog te doen. We hebben er hierbij wel voor gekozen om goed gedrag te belonen, maar geen sancties te zetten op slecht gedrag. We gaan dus geen politieagent spelen en straffen uitdelen. We gaan er gewoon vanuit dat ieder lid zijn uren maakt en tot dusver gebeurt dat ook gewoon".
'We hebben er wel voor gekozen om goed gedrag te belonen'
Visie
“Uiteindelijk komt alles voort uit de visie die we hebben als club”, vat De Koning samen. “We zijn een familieclub met een goede combinatie van plezier en prestatie. Dat is gebaseerd op onder andere een sterke vrijwilligersorganisatie, waarin iedereen zijn of haar steentje bijdraagt. Dat idee moesten we alleen ook weer terug zien te krijgen bij onze leden. Iedereen heeft het druk en mensen weten soms ook niet op wat voor manier ze kunnen bijdragen. Een vrijwilligerscommissie kan juist die mensen motiveren om toch dat beetje tijd vrij te maken. En ze het idee geven dat hun bijdrage er ook echt toe doet. Dat heeft bij ons het verschil gemaakt.”
VMHC Cartouche Sport: Hockey Plaats: Voorburg Leden: +/- 2000 Vrijwilligers: +/- 1150
HC AthenA koos voor een ‘bestuurslid vrijwilligers’
Ook hockeyclub AthenA besloot twee jaar geleden dat het tijd was om meer energie te steken in haar vrijwilligersbeleid. Het bestuur van de Amsterdamse vereniging vond dit zelfs zo belangrijk dat een ‘bestuurslid vrijwilligers’ in het leven werd geroepen. Muriel Koolstra, het betreffende bestuurslid vrijwilligers bij HC AthenA, legt uit waarom.
Koolstra: “Het bestuur zag dat er een steeds groter tekort aan vrijwilligers kwam en concludeerde dat ze onvoldoende op de hoogte waren van wat er zich afspeelde binnen de vrijwilligersgroep. Ze vonden het daarom belangrijk dat de vrijwilligerscommissie, die een beetje was doodgebloed, nieuw leven zou krijgen en dat iemand uit die commissie in het bestuur zou plaatsnemen. Dat ben ik uiteindelijk gaan doen. Dit heeft ervoor gezorgd dat het vrijwilligersbeleid hoger op de agenda is komen te staan en dat we inmiddels de opwaartse spiraal te pakken hebben.”
'Een commissielid in het bestuur'
Het vrijwilligersbeleid van HC AthenA richt zich vooral op het in kaart brengen van de openstaande vrijwilligerstaken en die te matchen met de competenties van (ouders van) leden. “Dat klinkt misschien heel eenvoudig, maar dat is het in de praktijk niet”, benadrukt Koolstra. “We doen dat nu gewoon nog door mensen zelf te benaderen, maar we zijn eigenlijk nog op zoek naar een systeem dat geschikte potentiële vrijwilligers koppelt aan openstaande vrijwilligersvacatures. Dit zou voor ons mogelijk Taakie’ kunnen worden. Dit is een applicatie die verenigingen kan helpen simpel en snel iemand te vinden voor een bepaalde taak of functie. Daar zijn we nu naar aan het kijken. Het helpt daarbij zeker dat ik vanuit de commissie ook in het bestuur zit, omdat je dan sneller zoiets geregeld hebt. De lijntjes zijn korter. Dat kan ik iedere andere vereniging dus aanraden.”
HC AthenA Sport: Hockey Plaats: Amsterdam Leden: +/- 2100 Vrijwilligers: +/- 500