'Zonder vrijwilligers geen sport, maar hoe zorg je voor voldoende vrijwilligers?'
Vrijwilligers zijn het kloppend hart van de sportvereniging. Ze zijn onmisbaar, maar worden soms wel gemist. Hoe zorg je ervoor dat jouw vereniging wel altijd genoeg vrijwilligers heeft? Hoe behoud je als vereniging zoveel mogelijk bestaande vrijwilligers en werf je tegelijkertijd ook nieuwe vrijwilligers? Hockeyvereniging MHC De Reigers, handbalvereniging SV Zeeburg en korfbalvereniging KV KIOS delen hun verhaal.
Vereniging: SV Zeeburg Sport: Handbal Plaats: Diemen Leden: +/- 130 Vrijwilligers: +/- 50
Vereniging: MHC De Reigers Sport: Hockey Plaats: Hoofddorp Leden: +/- 860 Vrijwilligers: +/- 120
Vereniging: KV KIOS Sport: Korfbal Plaats: Nieuw- Vennep Leden: +/- 250 Vrijwilligers: +/- 250
Handbalvereniging SV Zeeburg gebruikt face-to-face benadering: “Ik ben iedereen afgegaan met de vraag of ze wat willen doen”
“Om eerlijk te zijn zitten we qua vrijwilligersbeleid nog heel erg in de opstartfase”, zegt Marlies Buur, bestuurslid van handbalvereniging SV Zeeburg uit Diemen. “We hebben nog geen uitgeschreven beleid, maar we hebben het afgelopen jaar wel heel erg ons best gedaan met de werving van nieuwe vrijwilligers. Daardoor is het aantal vrijwilligers bij ons in een jaar tijd verdubbeld van 25 naar 50 vrijwilligers. Hoe we dat voor elkaar hebben gekregen? We zijn mensen gewoon face-to-face gaan benaderen. Bij ons vormen dames 1, 2 en 3 samen de selectie. Ik zit daar zelf ook in. Ik ben gewoon letterlijk alle meiden afgegaan met de vraag of ze wat willen doen. En zo ja, wat dan? Op die manier is het balletje gaan rollen.”
Vraag leden wat hen leuk lijkt om te doen
“Een aantal meiden gaf aan dat ze het wel leuk vonden om in de sponsorcommissie te gaan. Dus die meiden heb ik toen gelijk samen in een groepsapp gegooid met de uitdaging: ga maar bedenken hoe wij meer sponsoren gaan aantrekken. Pak het sponsorbeleid er maar bij. Hoe gaan we dat verbeteren? Op die manier is de sponsorcommissie nieuw leven ingeblazen. En hetzelfde gebeurde met de technische commissie, de wervingscommissie en de activiteitencommissie. Mijn ervaring is dus, dat je mensen gewoon direct moet benaderen. En kijk daarbij vooral naar wat zij leuk vinden en goed kunnen. Iemand die goed is met cijfertjes is wellicht geschikt als penningmeester, terwijl iemand die goed is met het schrijven van teksten in het social media-team kan plaatsnemen. Maar het begint bij de vraag aan leden wat hen leuk lijkt.”
Vrijwilligerstaak moet gezellig en sociaal avondje zijn
“Ik heb tijdens mijn ondervraging gemerkt, dat vooral de tijdsdruk het knelpunt is voor leden om een vrijwilligerstaak op zich te nemen. Iedereen heeft een baan en iedereen is druk. Het hele leven is druk. Sommige ouders zijn zelfs blij dat hun kind even naar de handbal is, zodat ze iets voor zichzelf kunnen doen. De kunst is dus om de vrijwilligerstaak zo leuk te maken, dat het niet als een verplichting voelt, maar als een gezellig en sociaal avondje. En zorg er vervolgens ook voor dat die vrijwilligers zich gewaardeerd voelen, door ze in het zonnetje te zetten. Dat hoeft maar iets heel kleins te zijn, het gaat om het gebaar. Op die manier hopen wij in ieder geval de vrijwilligers die we hebben geworven ook te behouden.”
MHC De Reigers veranderde de cultuur: “Je moet er zelf veel positieve energie instoppen en dan de trein laten rijden”
“De afgelopen jaren zagen we het aantal vrijwilligers op onze vereniging flink afnemen”, zegt John Nederstigt, bestuurslid bij hockeyvereniging MHC De Reigers uit Hoofddorp. “Een steeds kleinere groep met mensen moest daardoor steeds meer taken op zich nemen. En dat had een duidelijke oorzaak. We ontdekten dat we als bestuur eigenlijk geen echte binding meer hadden met de jongste jeugd, terwijl zich juist daar de meeste potentiële nieuwe vrijwilligers bevinden. Namelijk: ouders. Daarnaast maak je ook juist in de jongste jeugd nieuwe leden (en de ouders daarvan) bekend met de cultuur van jouw vereniging. Als je leden daar niet laat kennismaken met de vrijwilligerscultuur en het idee dat iedereen zijn steentje bijdraagt, dan gaat er iets in de club kruipen dat alles vanzelf wel gebeurt. Dat was bij ons het geval.”
Het roer om
“Een jaar geleden hebben we het roer daarom volledig omgegooid. We zijn meer aandacht gaan besteden aan vrijwilligersbeleid en hebben daarvoor vooral de afstand tussen het bestuur en de rest van de club proberen te verkleinen. We zijn vragen van leden snel gaan beantwoorden, zonder ze daarbij van het kastje naar de muur te sturen. We zijn leden gaan enthousiasmeren om iets voor de club te doen, altijd met een positieve toon. Dus geen verwijten maken als iets niet lukt, maar juist complimenten geven als iets wel goed gaat. Mensen doen het uiteindelijk voor niks, dus met snauwen schiet je niets op. Iedere club zit boordevol talenten, die best tijd in hun club willen steken, maar dan willen ze geen gedoe hebben. Als mensen merken dat hun taak een positieve bezigheid is waarbij je nieuwe vrienden maakt, dan gaan ze die taak waarderen en komen ze met een grote glimlach het clubhuis binnen.”
Opwaartse spiraal
“Naast het enthousiasmeren, zijn we vrijwilligers ook op een originelere manier gaan belonen. Zo hebben al onze vrijwilligers dit jaar een grote zelfgemaakte ontbijtkoek gekregen, gefabriceerd door een lokale bakker met lokaal graan. Deze ontbijtkoek hebben we een ‘Reigerdijkie’ genoemd, vanwege de vele dijken in onze regio en omdat zij ‘dijken van vrijwilligers’ zijn. Iedereen vond het fantastisch. En wat je dan gaat krijgen, is dat ook steeds meer andere mensen daar onderdeel van uit willen maken. Daardoor kom je in een opwaartse spiraal, waarin mensen elkaar gaan stimuleren om iets voor de vereniging te doen. Dit heeft ons zelfs nieuwe leden opgeleverd. Na alle enthousiaste verhalen, wilden mensen graag deel uitmaken van onze club. Zelfs in coronatijd is ons ledenaantal daardoor met ongeveer zestig leden gegroeid.”
Toegenomen saamhorigheid
“Inmiddels is ons vrijwilligerstekort opgelost en beschikken we over ongeveer 120 enthousiaste vrijwilligers. En het merendeel daarvan bestaat uit ouders van de jongste jeugd. Als we wat vragen aan onze leden, is het binnen no time opgelost. Laatst moesten we onze eigen blaashal opzetten. Binnen een uur hadden we zestig man klaarstaan. We merken dat de saamhorigheid enorm is toegenomen. En dat allemaal door zelf actief de cultuur te veranderen. Mijn tip is dan ook, om als bestuur altijd open en eerlijk te zijn en leden snel van repliek te dienen. Geef vrijwilligers daarnaast regelmatig het gevoel dat ze worden gewaardeerd, door ze positief te benaderen. Kortom: je moet er zelf veel positieve energie instoppen en dan de trein laten rijden.”
Korfbalvereniging KV KIOS zweert bij puntensysteem: “Dit zorgt ervoor dat iedereen zijn of haar steentje bijdraagt”
“We merkten dat het gros van het werk op onze vereniging werd gedaan door een vaste, kleine kern van mensen”, vertelt Cynthia van der Vliet, bestuurslid en vrijwilligerscoördinator bij Korfbalvereniging KV KIOS uit Nieuw-Vennep. “Het gevoel heerste dat de vrijwilligerstaken daarmee op te weinig schouders rustten. Dat maakte ons kwetsbaar. Ongeveer vijf jaar geleden hebben we daarom een puntensysteem bedacht, waarin leden punten krijgen voor het vervullen van vrijwilligerstaken. Het is de bedoeling dat ieder lid (of de ouders van het lid) per jaar een bepaald aantal punten haalt. Dit systeem zorgt ervoor dat iedereen binnen de vereniging zijn of haar steentje bijdraagt.”
Een punt voor een taak
“Het achterliggende idee van dit systeem is eigenlijk heel simpel: een vereniging run je met z’n allen. Iedereen moet zijn schouders eronder zetten om samen op een leuke manier te kunnen sporten. We merkten alleen, dat niet alle leden ook daadwerkelijk hun steentje bijdroegen. We besloten daarom alle vrijwilligerstaken binnen de vereniging op schrift te zetten en daar een bepaald aantal punten aan te hangen. Vervolgens hebben we bepaald hoeveel punten ieder lid minimaal moet halen per jaar en een vrijwilligerscommissie opgericht die daarop toeziet. Het effect hiervan is super positief. Vooral de kleine, losse taken worden nu veel makkelijker ingevuld. Daarnaast raken ouders van nieuwe leden door hun taak beter bekend met de vereniging, waardoor ze in een later stadium ook eerder meer ingewikkelde vrijwilligerstaken op zich gaan nemen.”
Nieuwe leden socialiseren makkelijker
“Korfbal is van oudsher een familiesport. Daar bedoel ik mee dat de passie wordt overgegeven van ouder op kind. We zien echter ook steeds vaker kinderen van niet-korfbalfamilies lid worden van onze vereniging. Juist voor die groep kan het moeilijk zijn om goed te socialiseren binnen de vereniging. We merken dat door dit puntensysteem, vooral nieuwe leden veel makkelijker hun contacten en netwerk binnen de vereniging uitbreiden. Daarnaast raken mensen van begin af aan bekend met het idee, dat je niet alleen maar bij een vereniging komt om te sporten.”
'Taken afkopen zie je bij ons niet, dat druist in tegen alle principes van een vereniging'
“Een vereniging ben je met elkaar”
“Het puntensysteem heeft ervoor gezorgd dat er nooit meer problemen zijn bij de invulling van kleine taken. Daardoor worden ook de vrijwilligers die een wat grotere bestuurs- of commissietaak verrichten ontlast. En: we zien dat mensen sneller doorgroeien van de wat kleinere taken naar een plek in een commissie of het bestuur. In de praktijk blijkt wel, dat dat nog altijd de moeilijkste posten zijn om vrijwilligers voor te vinden. Dat blijft een kwestie van blijven herhalen en mensen direct benaderen. Eén ding zien we bij ons in ieder geval absoluut niet: en dat is het afkopen van je taak. Dat druist namelijk in tegen alle principes van een vereniging. Een vereniging ben je met elkaar. En daar hoort vrijwilligerswerk bij.”